Descriptif
L’AIMCP Loire recrute un/une secrétaire administratif/ve en CDI à mi temps, poste à pourvoir au CDP Henry’s – ZAC Montrambert Pigeot au Chambon Feugerolles
Missions:
- Accueil et mission relationnelle
- – Accueillir , informer et orienter les visiteurs, professionnels (fournisseur, livreur…,) et le personnel et répondre à leurs demandes
- – Tenir le standard téléphonique ; orienter les correspondants et prendre les messages
- – Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier (mise sous pli et affranchissement compris)
- – Recevoir et filtrer les communications téléphoniques et physiques internes et externes
- – Participer aux réunions de coordination et à la réunion générale
- – Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Organisation du poste bureautique et production des documents administratifs
- – Classer, archiver, mettre en forme et à jour les documents divers (rapport, fichier de données….) et assurer leur diffusion par divers moyens
- – Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique
- – Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l’informatique
- – Prendre des notes et rédiger les compte rendus des réunions de coordination et la réunion générale
- – Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers
- – Créer et mettre à jour des dossiers administratifs des résidents et du personnel
- – Rédiger les projets personnalisés des résidents et suivre les avenants
- – Commander les fournitures de bureau
- – Réaliser les contrats de travail et la déclaration de l’URSSAF
- – Suivre les assurances fauteuil et la responsabilité civile des résidents
- – Contrôler les factures de taxis
Poste à pourvoir au plus tôt
Les candidatures sont à adresser au plus tard le 30/09/2023 à :
Monsieur Régis GABARD
Directeur Territoire Ondaine- IEM Les Combes de la Grange
ZAC Montrambert-Pigeot
42500 LE CHAMBON FEUGEROLLES
Compétences demandées
- Connaitre les normes de présentation administrative
- Connaitre le droit du travail
- Maitriser les bases de l'environnement bureautique (traitement de texte, tableurs...)
- Maitriser les modes de communication électronique internes et externes
- Organiser et savoir hiérarchiser ses activités de secrétariat (définir un plan de classement)
- Maitriser pour sa fonction les logiciels informatiques: Alpha GRH, Octime, Pack Office, Internet...
- Maitriser l'orthographe, la syntaxe et la dactylographie
- Savoir rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, tableau, dossier...)
- Etre rigoureux/se et organisé (e) et avoir le sens de l'anticipation pour respecter les échéances et les procédures
- Avoir une aisance relationnelle, savoir écouter et travailler en équipe
- Etre discret(e) et respecter la confidentialité des informations
- Avoir l'esprit d'initiative
- Etre polyvalent(e) et autonome
- Savoir établir un bon contact avec les interlocuteurs dans l'objectif de les renseigner et de traiter leur demande
Diplômes requis
- Diplôme niveau V secrétariat
Type de contrat
CDI
Offre valide jusqu'au
30-09-2023